Trong Microsoft Excel, ngoài các thao tác sao chép và dán dữ liệu thông thường, ít người biết đến khả năng độc đáo của chương trình trong việc tạo ra một “bản sao” động của dữ liệu dưới dạng hình ảnh. Những hình ảnh này không chỉ có thể thay đổi kích thước, định dạng và di chuyển linh hoạt, mà còn tự động cập nhật khi dữ liệu gốc thay đổi.
Khi bạn cần xây dựng các báo cáo chuyên nghiệp hoặc bảng điều khiển (dashboard) trong Excel, Camera Tool và Paste as Linked Picture (Dán dưới dạng Ảnh Liên kết) là hai tính năng vô cùng hữu ích. Chúng cho phép bạn sao chép thông tin quan trọng dưới dạng hình ảnh, và nhờ vào khả năng liên kết với dữ liệu ban đầu, mọi chỉnh sửa trên dữ liệu gốc sẽ được phản ánh ngay lập tức trên ảnh. Mặc dù cả hai công cụ này đều phục vụ mục đích tương tự, chúng lại có những khác biệt cốt lõi mà bạn cần nắm rõ để lựa chọn công cụ phù hợp nhất.
Điều quan trọng cần lưu ý là cả Camera Tool và Linked Picture chỉ có sẵn trong các phiên bản Microsoft Excel dành cho máy tính để bàn, không hỗ trợ trên Excel for the web (phiên bản nền web). Với vai trò là chuyên gia công nghệ tại webthuthuat.net, chúng tôi sẽ cùng bạn đi sâu vào từng khía cạnh để khám phá ưu nhược điểm của mỗi công cụ, giúp bạn tối ưu hóa quy trình làm việc và tạo ra những báo cáo, dashboard ấn tượng.
Vị Trí và Cách Tiếp Cận Camera Tool và Linked Picture trong Excel
Một trong những điểm khác biệt lớn nhất giữa Camera Tool và Linked Picture chính là vị trí và cách bạn có thể tìm thấy chúng trong giao diện Excel.
“Khám phá” Camera Tool ẩn
Camera Tool, có mặt trong hầu hết các phiên bản Excel desktop, bao gồm cả những phiên bản đời đầu, thường được gọi là “Camera Tool ẩn” bởi vì nó không có sẵn trực tiếp trên thanh Ribbon. Để sử dụng, bạn cần thêm nó vào Thanh công cụ Truy cập Nhanh (Quick Access Toolbar – QAT).
Để thực hiện điều này, trước tiên, bạn cần kích hoạt QAT bằng cách nhấp chuột phải vào bất kỳ tab nào trên thanh Ribbon và chọn “Show Quick Access Toolbar”. Sau đó, nhấp vào mũi tên thả xuống của QAT và chọn “More Commands” (Lệnh khác).
Thêm lệnh Camera Tool vào thanh truy cập nhanh (QAT) trong Excel
Tiếp theo, trong hộp thoại Excel Options, hãy đi tới menu “Choose Commands From” (Chọn lệnh từ) và chọn “Camera”. Sau đó, nhấp vào “Add” (Thêm) để đưa nó vào QAT, rồi nhấp “OK”.
Cửa sổ tùy chọn Excel, hướng dẫn thêm Camera Tool vào QAT
Bây giờ, Camera Tool đã được thêm vào QAT của bạn. Mặc dù việc tìm kiếm và thêm công cụ này ban đầu mất một chút thời gian, nhưng một khi đã được thêm vào QAT, nó sẽ luôn ở đó cho đến khi bạn tự loại bỏ. Điều này giúp tiết kiệm thời gian đáng kể cho những lần sử dụng sau này.
Biểu tượng Camera Tool trên thanh truy cập nhanh của Excel
Tìm Linked Picture Tool dễ dàng hơn
Điểm chính cần lưu ý khi tìm nút Linked Picture trong các phiên bản Excel từ 2007 trở đi là nó chỉ hiển thị khi bạn đã chọn và sao chép một thứ gì đó có thể dán dưới dạng hình ảnh động. Khi không có dữ liệu phù hợp được sao chép, nút này sẽ biến mất.
Nếu đáp ứng tiêu chí trên, bạn có thể tìm thấy công cụ Linked Picture trong tab Home trên thanh Ribbon. Nhấp vào mũi tên thả xuống của nút “Paste” (Dán) và chọn biểu tượng hiển thị một chiếc kẹp giấy, hình ảnh và một sợi xích (dây liên kết).
Vị trí nút Linked Picture trong menu Dán của tab Home trong Excel
Ngoài ra, bạn có thể sử dụng phím tắt Excel là Alt > H > V > I để truy cập nhanh chức năng này.
Chụp Ảnh Các Ô Dữ Liệu Thông Thường (Không phải Bảng Định Dạng)
Cả Camera Tool và Linked Picture Tool của Excel đều có thể được sử dụng để chụp nhanh một ô hoặc một vùng ô không được định dạng dưới dạng bảng. Tuy nhiên, hình ảnh mà chúng tạo ra có sự khác biệt nhỏ về hình thức.
Với Camera Tool
Để sử dụng Camera Tool chụp một vùng ô không được định dạng dưới dạng bảng Excel, hãy chọn dữ liệu và nhấp vào nút Camera trên QAT.
Vùng dữ liệu được chọn trong Excel và biểu tượng Camera Tool trên thanh truy cập nhanh được đánh dấu
Tiếp theo, di chuyển đến trang tính hoặc sổ làm việc khác nơi bạn muốn đặt ảnh chụp, và nhấp một lần để tạo ảnh. Sau đó, bạn có thể nhấp và kéo hình ảnh để di chuyển nó, và sử dụng các điểm kéo xung quanh cạnh để thay đổi kích thước.
Ảnh chụp dữ liệu không định dạng bảng trong Excel bằng Camera Tool
Như bạn có thể thấy trong ảnh chụp màn hình trên, hình ảnh được dán có một đường viền bao quanh và nền ảnh là đục (nghĩa là bạn không thể nhìn thấy bất kỳ ô nào phía sau nó).
Để cải thiện chất lượng của ảnh chụp, hãy phóng to trang tính Excel của bạn trước khi nhấp vào Camera Tool. Điều này giúp dữ liệu bạn sắp chụp lấp đầy toàn bộ màn hình, tránh tình trạng vỡ ảnh nếu bạn phóng to hình ảnh sau này. Bạn có thể giảm kích thước của hình ảnh sau khi đã tạo xong.
Vì ảnh chụp ở dạng hình ảnh, khi bạn chọn nó, tab ngữ cảnh “Picture Format” (Định dạng Ảnh) sẽ xuất hiện trên thanh Ribbon, nơi bạn có thể điều chỉnh giao diện và các thuộc tính của ảnh.
Ảnh chụp dữ liệu từ Excel được chọn, tab Picture Format đang mở
Nếu bạn thực hiện bất kỳ thay đổi nào đối với các ô gốc, chẳng hạn như định dạng hoặc nội dung của chúng, chúng sẽ được phản ánh trong ảnh chụp ngay lập tức. Ví dụ, khi chúng tôi tô màu các ô A1 đến C1 màu xanh nhạt, thay đổi loại tiền tệ trong cột C từ đô la sang bảng Anh, thêm ký hiệu hashtag vào ô A1 và thay đổi giá trị trong ô C8 thành 66,208, tất cả những điều chỉnh này đều được phản ánh tức thì trong hình ảnh.
Ảnh chụp dữ liệu từ Excel đã cập nhật các thay đổi về định dạng và giá trị
Nếu bạn chèn một hàng hoặc cột mới vào giữa dữ liệu gốc, hình ảnh cũng sẽ nhân bản sự thay đổi cấu trúc này.
Thêm hàng và cột mới vào dữ liệu Excel, ảnh Camera Tool tự động cập nhật
Tuy nhiên, nếu bạn thêm dữ liệu vào hàng bên dưới hoặc cột bên phải (tức là ở rìa vùng đã chụp), hình ảnh sẽ không tự động nhận diện.
Ảnh Camera Tool không cập nhật dữ liệu khi thêm hàng hoặc cột ở rìa vùng chụp
Ngược lại, nếu bạn xóa hàng hoặc cột trong dữ liệu nguồn, hình ảnh sẽ phản ánh những thay đổi này.
Với Linked Picture Tool
Để chụp nhanh một vùng không được định dạng dưới dạng bảng Excel bằng công cụ Linked Picture, hãy chọn dữ liệu, nhấn Ctrl+C để sao chép, và nhấp vào “Linked Picture” trong menu thả xuống của Paste.
Dữ liệu Excel được chọn và sao chép, nút Linked Picture trong menu Paste được chọn
Bây giờ, hãy chọn ô trong trang tính hoặc sổ làm việc khác nơi bạn muốn đặt hình ảnh đã dán, và nhấn Ctrl+V. Giống như hình ảnh được tạo bằng Camera Tool, bạn có thể di chuyển, thay đổi kích thước và định dạng nó như bất kỳ hình ảnh nào khác.
Ảnh chụp dữ liệu Excel bằng Linked Picture Tool
Trong khi hình ảnh được tạo bằng Camera Tool có nền đục và có viền, thì hình ảnh được tạo bằng Linked Picture Tool lại trong suốt (nếu các ô gốc không được tô màu) và không có viền. Do đó, khi sử dụng công cụ này, bạn nên bỏ chọn “Gridlines” (Đường lưới) trong tab View trên thanh Ribbon của trang tính đích để chúng không gây cản trở tầm nhìn.
Ẩn đường lưới trong Excel để hình ảnh liên kết dễ đọc hơn
Hoàn toàn tương tự như hình ảnh được tạo qua Camera Tool, các ảnh liên kết là động, nghĩa là chúng sẽ tự động điều chỉnh để mô phỏng mọi thay đổi về giá trị hoặc định dạng đối với dữ liệu nguồn.
Ảnh liên kết trong Excel đã cập nhật các thay đổi về giá trị và định dạng từ dữ liệu nguồn
Ảnh liên kết cũng hoạt động giống như hình ảnh được tạo bằng Camera Tool khi bạn thêm hoặc xóa cột hoặc hàng—chúng sẽ điều chỉnh nếu cột hoặc hàng được thêm vào giữa dữ liệu (chứ không phải ở rìa), và chúng sẽ phản ánh cấu trúc của dữ liệu nguồn nếu bạn xóa cột hoặc hàng.
Thêm cột mới vào dữ liệu Excel, ảnh liên kết cập nhật để phản ánh thay đổi này
Chụp Ảnh Bảng Excel Được Định Dạng (Excel Tables)
Điểm khác biệt lớn nhất giữa Camera Tool và Linked Picture Tool — và có lẽ là yếu tố nghiêng cán cân về phía Camera Tool — được thể hiện rõ khi bạn muốn chụp nhanh một bảng Excel đã được định dạng.
Với Camera Tool: Khả năng vượt trội
Camera Tool hoạt động chính xác như khi nó dùng để chụp các ô không định dạng khi được sử dụng để chụp bảng đã định dạng.
Tuy nhiên, trước khi sử dụng công cụ này, hãy quyết định xem bạn có muốn bảng của mình có một hàng tổng (total row) hay không, vì Excel không thể thêm chúng vào hình ảnh sau đó. Để thêm một hàng tổng, hãy chọn bất kỳ ô nào trong bảng, và trong tab Table Design (Thiết kế Bảng), chọn “Total Row”.
Thêm hàng tổng vào bảng Excel
Sau đó, chọn ô tổng và nhấp vào mũi tên thả xuống để chọn cách dữ liệu của bạn được tổng hợp.
Menu thả xuống tùy chọn tổng hợp dữ liệu trong ô tổng của bảng Excel
Bây giờ, bảng của bạn đã sẵn sàng để được chọn và chụp bằng Camera Tool.
Bảng Excel định dạng được chụp dưới dạng hình ảnh bằng Camera Tool
Bạn có nhận thấy rằng các nút lọc (filter buttons) — được thêm vào mặc định khi bạn định dạng dữ liệu của mình dưới dạng bảng — cũng đã được nhân đôi trong ảnh chụp không? Điều này có thể gây nhầm lẫn, bởi vì chúng không thể nhấp được trong ảnh.
Cách tốt nhất để khắc phục điều này là chỉ hiển thị các nút lọc khi bạn muốn sử dụng chúng. Khi bạn bỏ chọn “Filter Button” trong tab Table Design, chúng cũng sẽ biến mất khỏi phiên bản hình ảnh của dữ liệu.
Bỏ chọn Filter Button trong tab Table Design của Excel, thay đổi được phản ánh trên cả dữ liệu gốc và ảnh liên kết
Ngoài ra, vì hình ảnh được tạo bằng Camera Tool được định dạng có viền, chúng sẽ trông kỳ cục khi bảng được sao chép cũng có viền. Vì vậy, hãy chọn hình ảnh, và trong tab Picture Format, nhấp vào “Picture Border > No Outline” (Viền Ảnh > Không viền).
Xóa viền của ảnh liên kết bảng Excel qua menu Picture Border trong tab Picture Format
Cũng giống như khi bạn sử dụng Camera Tool để chụp các ô thông thường, bạn có thể thêm cột và hàng vào giữa dữ liệu, và hình ảnh sẽ tự động nhận các thay đổi này. Tương tự, nếu bạn xóa cột hoặc hàng, hành động này sẽ được phản ánh trong hình ảnh.
Nếu bảng của bạn có hàng tổng, hàng này sẽ hoạt động như một vùng đệm ở rìa ảnh. Do đó, nếu bạn nhấp và kéo điểm mở rộng bảng ở góc dưới bên phải để thêm các hàng bổ sung, hình ảnh sẽ nhận các hàng mới này.
Ngoài việc cập nhật để khớp với mọi thay đổi dữ liệu, hình ảnh cũng sẽ phản ánh mọi điều chỉnh bạn thực hiện đối với kiểu bảng, chẳng hạn như chuyển đổi thiết kế hoặc thêm/xóa tính năng hàng xen kẽ (banded rows). Điều tương tự cũng áp dụng cho mọi sắp xếp hoặc lọc bạn áp dụng cho bảng.
Thay đổi dữ liệu nguồn trong bảng Excel và cập nhật trên ảnh tạo bằng Camera Tool
Với Linked Picture Tool: Không hỗ trợ bảng định dạng
Nếu bạn sao chép một bảng và muốn dán nó dưới dạng ảnh liên kết, bạn sẽ nhận thấy rằng nút này không xuất hiện.
Bảng Excel được sao chép, menu Dán không hiển thị công cụ Linked Picture
Điều này là do các bảng Excel được thiết kế để tự động mở rộng khi các cột hoặc hàng dữ liệu bổ sung được thêm vào, và — như chúng ta đã tìm hiểu ở phần trên — các ảnh liên kết không thể mở rộng để bao gồm các cột hoặc hàng được gắn thêm vào rìa của một tập dữ liệu hiện có.
So Sánh Mức Tiêu Thụ Bộ Nhớ
Hình ảnh được chụp thông qua Camera Tool và Linked Picture Tool đều được lưu trữ dưới dạng tệp định dạng metafile nâng cao (EMF – Enhanced Metafile Format), vì chúng yêu cầu kết nối liên tục giữa dữ liệu nguồn và hình ảnh kết quả. Tệp EMF thường lớn hơn các định dạng hình ảnh tiêu chuẩn, chẳng hạn như PNG hoặc JPEG.
Do đó, việc có nhiều hình ảnh liên kết trong sổ làm việc Excel của bạn hoặc chụp các vùng dữ liệu lớn có thể dẫn đến các vấn đề về hiệu suất và làm tăng kích thước tệp đáng kể.
Để so sánh mức tiêu thụ bộ nhớ của hai công cụ này, chúng tôi đã tạo ba ảnh chụp nhanh của một vùng dữ liệu rộng sáu cột và sáu hàng, sau đó kiểm tra kích thước tệp của chúng. Sổ làm việc sử dụng Camera Tool có dung lượng 19KB, trong khi sổ làm việc sử dụng Linked Picture Tool là 16KB. Mặc dù sự khác biệt này có vẻ nhỏ, nhưng khi bạn mở rộng nó sang các sổ làm việc lớn với nhiều hình ảnh liên kết, Camera Tool cho thấy mức tiêu tốn tài nguyên rõ rệt hơn.
Chụp Ảnh Các Đối Tượng Khác: Biểu Đồ và PivotTable
Mặc dù về mặt kỹ thuật, bạn có thể sử dụng Camera Tool và Linked Picture Tool để tạo các phiên bản hình ảnh của các đối tượng khác trong Excel, nhưng có những lý do chính đáng để bạn không cần hoặc không nên làm vậy.
Chụp Biểu Đồ (Charts)
Trong hầu hết các trường hợp, nếu bạn muốn tạo các bản sao động của biểu đồ trong Excel, bạn không cần phải tạo ảnh liên kết của chúng. Bạn chỉ cần sao chép (Ctrl+C) và dán (Ctrl+V) chúng vào một trang tính hoặc sổ làm việc khác, và mọi thay đổi được thực hiện đối với dữ liệu nguồn sẽ được phản ánh trong cả hai phiên bản.
Tuy nhiên, các biểu đồ đã sao chép và dán sẽ không thay đổi nếu bạn điều chỉnh định dạng, thiết kế hoặc thuộc tính của biểu đồ gốc. Trong trường hợp này, cách tốt nhất là sao chép và dán lại biểu đồ sau khi bạn đã thực hiện các thay đổi về hình ảnh.
Nếu bạn vẫn muốn sử dụng Camera Tool và Linked Picture Tool để chụp biểu đồ, hãy chọn các ô xung quanh biểu đồ, kích hoạt công cụ và sử dụng công cụ Cắt (Crop) trong tab Picture Format để loại bỏ phần xung quanh khỏi hình ảnh.
Ảnh liên kết của biểu đồ Excel được chọn, công cụ Cắt trong tab Picture Format được đánh dấu
Chụp PivotTable
Việc Excel cho phép bạn chụp PivotTable bằng Camera Tool và Linked Picture Tool là điều đáng ngạc nhiên, vì PivotTable được thiết kế đặc biệt để mở rộng và thu gọn nhằm phân tích dữ liệu nhanh chóng và dễ dàng.
Trong ví dụ này, khi chúng tôi nhấp vào các nút “+” trong PivotTable để mở rộng các hàng con, hình ảnh được tạo thông qua cả Camera Tool và Linked Picture Tool đều không mở rộng để hiển thị đầy đủ dữ liệu bổ sung.
Hình ảnh PivotTable trong Excel không phản ánh các thay đổi cấu trúc của dữ liệu nguồn
Do đó, chúng tôi khuyên bạn nên tránh tạo ảnh liên kết của PivotTable. Thay vào đó, hãy nhân đôi chúng bằng Ctrl+C và Ctrl+V, và nhấn Ctrl+Alt+F5 để làm mới tất cả chúng bất cứ khi nào có bất kỳ thay đổi nào đối với dữ liệu nguồn.
Tổng Kết: Camera Tool hay Linked Picture – Lựa Chọn Nào Phù Hợp Cho Bạn?
Nhìn chung, khi quyết định sử dụng Camera Tool hay dán dữ liệu của bạn dưới dạng ảnh liên kết, có một số yếu tố cần xem xét. Dưới đây là bảng tóm tắt các đặc điểm chính của chúng:
| Đặc điểm | Camera Tool | Linked Picture Tool |
|---|---|---|
| Khả năng tương thích | Hầu hết các phiên bản Excel desktop, bao gồm cả các bản phát hành cũ hơn | Các phiên bản Excel desktop từ 2007 trở đi |
| Khả năng truy cập | Chỉ có thể truy cập sau khi được thêm vào QAT | Dễ dàng truy cập qua mũi tên thả xuống của nút Paste |
| Định dạng hình ảnh | Nền đục và có viền | Trong suốt và không có viền |
| Khả năng tương thích | Hoạt động với các ô thông thường và cả bảng định dạng | Chỉ hoạt động với các ô thông thường, không phải bảng định dạng |
| Thay đổi nội dung ô | Phản ánh các thay đổi về nội dung và định dạng của dữ liệu nguồn | Phản ánh các thay đổi về nội dung và định dạng của dữ liệu nguồn |
| Thay đổi cấu trúc | Phản ánh các cột hoặc hàng mới được thêm vào giữa dữ liệu nguồn, và các cột hoặc hàng bị xóa khỏi bất kỳ vị trí nào trong dữ liệu nguồn | Phản ánh các cột hoặc hàng mới được thêm vào giữa dữ liệu nguồn, và các cột hoặc hàng bị xóa khỏi bất kỳ vị trí nào trong dữ liệu nguồn |
| Tiêu thụ bộ nhớ | Lưu trữ hình ảnh dưới dạng tệp EMF tốn tài nguyên, và sử dụng nhiều bộ nhớ hơn so với ảnh liên kết | Lưu trữ hình ảnh dưới dạng tệp EMF tốn tài nguyên, nhưng sử dụng ít bộ nhớ hơn so với hình ảnh được tạo qua Camera Tool |
Kết luận
Camera Tool và Linked Picture Tool là hai công cụ mạnh mẽ trong Excel, cho phép bạn tạo ra các hình ảnh động của dữ liệu, tự động cập nhật theo thời gian thực. Camera Tool nổi bật với sự linh hoạt hơn, đặc biệt là khả năng xử lý các bảng Excel được định dạng một cách hiệu quả, kèm theo các tùy chỉnh về viền và nút lọc. Trong khi đó, Linked Picture Tool lại cung cấp một hình ảnh trong suốt, phù hợp cho việc hiển thị dữ liệu ô thông thường và có phần nhẹ hơn về bộ nhớ.
Lựa chọn giữa Camera Tool và Linked Picture Tool phụ thuộc vào nhu cầu và loại dữ liệu cụ thể mà bạn muốn hiển thị. Nếu bạn thường xuyên làm việc với các bảng Excel được định dạng và cần một công cụ linh hoạt để chụp và trình bày chúng, Camera Tool là lựa chọn tối ưu. Ngược lại, nếu mục tiêu của bạn là sao chép các vùng ô dữ liệu thông thường một cách nhanh chóng với hình ảnh trong suốt và không cần viền, Linked Picture Tool sẽ là giải pháp hiệu quả.
Hãy thử nghiệm cả hai công cụ này trong các dự án Excel của bạn để hiểu rõ hơn về tiềm năng của chúng. Chúng tôi hy vọng bài viết này đã cung cấp cho bạn cái nhìn chuyên sâu và toàn diện về Camera Tool và Linked Picture, giúp bạn tối ưu hóa công việc và nâng cao kỹ năng sử dụng Excel. Đừng ngần ngại chia sẻ kinh nghiệm của bạn hoặc đặt câu hỏi trong phần bình luận bên dưới, và đừng quên theo dõi webthuthuat.net để cập nhật thêm nhiều thủ thuật công nghệ hữu ích khác!
