Việc nhập liệu ngày tháng thủ công trong Google Sheets đôi khi tiềm ẩn nguy cơ sai sót, dễ dẫn đến những lỗi không mong muốn trong tính toán và phân tích dữ liệu. Để đảm bảo tính chính xác và tối ưu hóa quy trình làm việc, việc sử dụng công cụ chọn ngày (date picker) là một giải pháp hữu ích. Công cụ này không chỉ giúp bạn nhập ngày tháng một cách nhanh chóng mà còn giảm thiểu đáng kể khả năng xảy ra lỗi chính tả hoặc định dạng không đúng.
Dưới đây là hai phương pháp phổ biến để bạn có thể chèn công cụ chọn ngày vào Google Sheets, giúp việc quản lý dữ liệu thời gian trở nên dễ dàng và hiệu quả hơn.
Phương pháp 1: Thay đổi Định Dạng Ô Sang Kiểu Ngày Tháng
Cách nhanh nhất để thêm công cụ chọn ngày trong Google Sheets là thay đổi trực tiếp định dạng của ô. Khi bạn định nghĩa kiểu giá trị của ô là “Ngày”, Google Sheets sẽ tự động nhận diện mọi định dạng ngày hợp lệ và cho phép bạn tương tác với một lịch pop-up để chọn hoặc thay đổi ngày một cách thuận tiện.
Để thực hiện phương pháp này, bạn hãy chọn ô mà bạn muốn chèn công cụ chọn ngày. Sau đó, nhập bất kỳ định dạng ngày hợp lệ nào vào ô đó.
Ngày tháng được nhập trong một ô của Google Sheets
Tiếp theo, nhấp vào ô đã chọn, sau đó tìm và chọn “Định dạng” (Format) trên thanh công cụ phía trên.
Tùy chọn Format (Định dạng) trên thanh menu của Google Sheets
Trong menu xuất hiện, chọn “Số” (Number) và sau đó là “Ngày” (Date).
Tùy chọn Number (Số) trong menu Format (Định dạng) của Google Sheets
Vậy là xong! Ô đã chọn giờ đây được chuyển đổi sang định dạng ngày. Bạn cũng có thể truy cập lịch pop-up và thay đổi ngày bằng cách nhấp đúp vào ô.
Công cụ chọn ngày (date picker) hiển thị trong Google Sheets
Phương pháp 2: Sử Dụng Tính Năng Xác Thực Dữ Liệu
Trong khi việc thay đổi định dạng ô là một phương pháp nhanh chóng để thêm công cụ chọn ngày, nó yêu cầu ô phải có dữ liệu sẵn. Nếu bạn muốn giữ ô trống và cho phép người dùng tự nhập ngày, bạn nên sử dụng tính năng Xác thực dữ liệu (Data Validation) trong Google Sheets. Tính năng này cho phép người dùng truy cập công cụ chọn ngày chỉ bằng cách nhấp đúp vào ô đã được định dạng.
Trong Google Sheets, hãy chọn ô hoặc dải ô mà bạn muốn kích hoạt công cụ chọn ngày. Sau đó, điều hướng đến menu “Dữ liệu” (Data) ở phía trên và chọn “Xác thực dữ liệu” (Data Validation) từ danh sách thả xuống.
Tùy chọn Data Validation (Xác thực dữ liệu) trong menu Data (Dữ liệu) của Google Sheets
Trong cửa sổ “Quy tắc xác thực dữ liệu” (Data Validation Rules), nhấp vào “Thêm quy tắc” (Add Rule).
Tùy chọn Add Rule (Thêm quy tắc) trong cửa sổ Data Validation Rules (Quy tắc xác thực dữ liệu)
Nhấp vào biểu tượng thả xuống cho tùy chọn “Tiêu chí” (Criteria) và chọn “Là ngày hợp lệ” (Is Valid Date).
Tùy chọn Is Valid Date (Là ngày hợp lệ) trong menu thả xuống Criteria (Tiêu chí)
Dưới tùy chọn “Nếu dữ liệu không hợp lệ” (If the Data Is Invalid), chọn nút radio “Từ chối nhập” (Reject the Input). Cuối cùng, nhấp vào “Xong” (Done).
Nút radio Reject the Input (Từ chối nhập) trong cửa sổ quy tắc Xác thực dữ liệu
Công cụ chọn ngày pop-up sẽ hiển thị mỗi khi bạn nhấp đúp vào các ô đã được định dạng.
Cửa sổ công cụ chọn ngày (date picker) bật lên trong Google Sheets
Với hai phương pháp này, việc chèn công cụ chọn ngày vào Google Sheets trở nên nhanh chóng và đơn giản hơn bao giờ hết. Khả năng kiểm soát và nhập liệu ngày tháng chính xác sẽ giúp bạn nâng cao hiệu suất làm việc và đảm bảo tính toàn vẹn của dữ liệu trong bảng tính. Hãy áp dụng ngay các thủ thuật này để tối ưu hóa việc sử dụng Google Sheets của bạn!
