Trong kỷ nguyên số, email đã trở thành phương tiện giao tiếp không thể thiếu, đặc biệt trong môi trường làm việc và các giao dịch chính thức. Tuy nhiên, một thực tế đáng lưu ý là hầu hết các công ty đều biết khi bạn mở email của họ, nhưng chúng ta lại thường xuyên không thể biết liệu thư điện tử của mình đã được đọc hay chưa. Sự mất cân bằng này trong quyền kiểm soát thông tin email là có thật, và mặc dù nhiều người phản đối việc theo dõi, tôi tin rằng việc chúng ta tự sử dụng các công cụ theo dõi như xác nhận đã đọc email có thể giúp cân bằng lại sân chơi.
Bảo vệ tính năng xác nhận đã đọc Email
Tính năng xác nhận đã đọc (read receipts), trên bất kỳ nền tảng giao tiếp nào, luôn là một chủ đề gây tranh cãi. Nhiều người dùng không ủng hộ tính năng này, coi đó là sự xâm phạm quyền riêng tư. Họ cho rằng nó không chỉ tạo áp lực phải trả lời vội vàng mà còn khá “rợn người” khi người khác có thể soi mói thói quen đọc email của mình. Tôi hiểu điều đó – nhưng hãy xem xét vấn đề này một cách toàn diện hơn.
Luật sư và thẩm phán tranh luận về tính năng xác nhận đã đọc email trong phòng xử án.
Email đã được giới thiệu từ những năm 1970, và giao tiếp kỹ thuật số đã phát triển đáng kể kể từ đó. Ngày nay, hầu hết chúng ta sử dụng mạng xã hội hoặc các ứng dụng nhắn tin tức thời khi giao tiếp với bạn bè và gia đình—chứ không phải email. Các nền tảng này đã tích hợp sẵn tính năng xác nhận đã đọc vào trải nghiệm cốt lõi của ứng dụng, và chúng ta đã cùng nhau chấp nhận điều này là bình thường!
Ngược lại, hầu hết mọi người chủ yếu sử dụng email cho các mục đích kinh doanh hoặc giao tiếp chính thức. Đây là những môi trường mà sự minh bạch cao hơn trong giao tiếp là cần thiết. Việc biết liệu tin nhắn của chúng ta đã được nhận và xác nhận hay chưa thực sự mang lại nhiều lợi ích. Nhưng vì các email truyền thống không hỗ trợ tính năng xác nhận đã đọc theo mặc định, chúng ta thường xuyên phải nhìn chằm chằm vào hộp thư đến, tự hỏi liệu có ai đã xem những gì chúng ta gửi hay chưa.
Doanh nghiệp đã theo dõi Email, tại sao chúng ta thì không?
Bạn có thể đã biết rằng hầu hết các email marketing và bản tin bạn nhận được từ các công ty hoặc doanh nghiệp đều có một trình theo dõi (tracker) ẩn trong đó. Để công bằng, thường thì không có ý định xấu nào đằng sau các trình theo dõi email này. Các doanh nghiệp sử dụng chúng để theo dõi tỷ lệ mở email của họ. Họ muốn tối ưu hóa việc gửi email nào và gửi cho ai để đảm bảo chúng được mở và đọc.
Biểu đồ thống kê tỷ lệ mở email trong cuộc họp chiến lược marketing của doanh nghiệp.
Nhưng dù với lý do gì, thực tế là các công ty biết liệu và khi nào chúng ta mở email của họ. Tuy nhiên, hầu hết thời gian chúng ta lại không nhận được sự ưu ái tương tự! Khi chúng ta gửi email cho một số công ty này, chúng ta thường không biết liệu tin nhắn của mình đã được nhận và đọc, hay chúng đã biến mất vào khoảng không của một hộp thư đến lộn xộn. Điều này cho thấy sự mất cân bằng cơ bản trong quyền lực email mà tôi tin rằng cần được giải quyết.
Một số công ty có sử dụng các tin nhắn tự động trả lời (auto-responders) để xác nhận rằng họ đã nhận được tin nhắn của chúng ta. Tuy nhiên, điều này thường không cho chúng ta biết liệu một người cụ thể có thực sự xem tin nhắn đó hay không, điều mà chúng ta thực sự muốn biết.
Thúc đẩy sự minh bạch và trách nhiệm trong giao tiếp chuyên nghiệp
Hãy tưởng tượng thế này: bạn có vấn đề với một sản phẩm hoặc dịch vụ vừa mua và muốn liên hệ với nhóm hỗ trợ hoặc yêu cầu hoàn tiền. Thật không may, bạn phát hiện ra rằng email là kênh giao tiếp duy nhất được cung cấp, vì vậy bạn gửi tin nhắn của mình và sau đó—hoàn toàn im lặng!
Hình ảnh các phong bì email bị lạc trong mê cung, tượng trưng cho sự khó khăn trong việc theo dõi thư điện tử.
Có ai đã xem email đó chưa? Hay họ chỉ bận rộn, và tôi nên kiên nhẫn chờ đợi? Điều gì sẽ xảy ra nếu họ đã nhận được và chỉ chờ thời hạn hoàn tiền trôi qua? Và điều đáng lo ngại nhất—họ có nhận được email của tôi không?
Hãy gọi tôi là một người quá lo lắng, nhưng tôi đã đối mặt với tình huống bực bội này nhiều lần, và tôi chắc rằng nhiều bạn cũng đã trải qua điều tương tự ít nhất một lần. Tuy nhiên, nếu email có một biểu tượng tương tự như dấu tích khi đã nhận và dấu tích màu xanh khi đã đọc, nó có thể giúp giảm bớt lo lắng này.
Nó cung cấp cho bạn thông tin có thể hành động, giúp bạn đưa ra quyết định và giảm bớt sự lo lắng. Ví dụ, nếu email đã được đọc, bạn có thể chờ vài giờ để nhận được phản hồi trước khi gửi một email theo dõi. Tương tự, nếu email đã được nhận nhưng chưa được đọc, bạn biết rằng mình không nên lãng phí thời gian với một email theo dõi mà thay vào đó hãy tập trung vào việc tìm các kênh liên lạc khác hoặc đến cửa hàng của họ (nếu có).
Vậy, chúng ta có thể sử dụng xác nhận đã đọc Email không?
Sau khi tôi đã trình bày lập luận ủng hộ tính năng xác nhận đã đọc email, bạn có thể muốn biết cách sử dụng chúng cho chính mình. Thật không may, không có cách nào hiệu quả hoặc đơn giản để sử dụng xác nhận đã đọc trong email như chúng ta có trên các ứng dụng nhắn tin. Email với tư cách là một công nghệ đã được thiết kế để truyền tin nhắn đơn giản mà không có bất kỳ chức năng xác nhận đã đọc gốc hoặc phổ quát nào.
Các trình theo dõi đã được bổ sung sau này dựa trên nhu cầu của mọi người. Chúng thường là các hình ảnh 1×1 vô hình (được gọi là tracking pixels) tải khi bạn xem email, ngay lập tức thông báo cho người gửi rằng bạn đã mở tin nhắn của họ. Do đó, nếu trình theo dõi không tải được (ví dụ: tính năng tự động tải hình ảnh bị vô hiệu hóa), ngay cả khi email được mở, bạn cũng sẽ không biết – khiến nó trở thành một công cụ không đáng tin cậy.
Hơn nữa, việc thêm trình theo dõi vào email không hề dễ dàng. Đây thường là một tính năng trả phí bạn nhận được khi đăng ký một dịch vụ email marketing – mà các công ty sử dụng để gửi email quảng cáo cho bạn. Ngoài ra, việc sử dụng dịch vụ email marketing để theo dõi có thể cho phép nhà cung cấp dịch vụ truy cập vào siêu dữ liệu của email hoặc, trong một số trường hợp, nội dung email, điều này là một cấp độ hoàn toàn mới về mối lo ngại quyền riêng tư email.
Tôi cũng nên đề cập rằng ở một số nơi, như Liên minh Châu Âu theo GDPR, việc theo dõi email là bất hợp pháp nếu không có sự cho phép rõ ràng từ người nhận. Hầu hết các doanh nghiệp đều có được sự cho phép này từ bạn khi bạn đăng ký với họ. Nhưng đối với một người bình thường – với tư cách là một cá nhân không phải doanh nghiệp – việc có được sự cho phép này sẽ rất khó khăn.
Giao diện cài đặt email với tùy chọn "Yêu cầu biên nhận đã đọc" (Request Read Receipt) được bật.
Mặc dù vậy, có một vài dịch vụ email như Outlook và Google Workspace (không nhầm lẫn với tài khoản Gmail cá nhân) có hỗ trợ xác nhận đã đọc email mà không cần trình theo dõi. Ví dụ, trong ứng dụng Outlook mới, bạn có thể vào tab “Tùy chọn” khi đang soạn email và nhấp vào “Yêu cầu Biên nhận đã đọc” và “Yêu cầu Biên nhận gửi”.
Thư điện tử đang được gửi từ ứng dụng Outlook với các tùy chọn "Biên nhận đã đọc" và "Biên nhận gửi" được kích hoạt.
Tuy nhiên, phương pháp này thường yêu cầu người nhận phải đồng ý với biên nhận đã đọc. Nếu họ từ chối, một lần nữa, bạn sẽ lại không biết gì. Hơn nữa, người nhận thậm chí có thể không nhìn thấy hộp thoại “Gửi lại biên nhận đã đọc”, vì ứng dụng email họ đang sử dụng có thể chặn nó.
Vì vậy, nếu bạn không phải là doanh nghiệp và muốn thêm xác nhận đã đọc vào email của mình, việc sử dụng Outlook hoặc các ứng dụng email tương tự là một trong những cách đơn giản nhất và tuân thủ pháp luật để biết liệu email của bạn có được mở hay không.
Đó là lý do tại sao chúng ta cần tiêu chuẩn hóa và áp dụng rộng rãi hơn các xác nhận đã đọc email. Công nghệ đã tồn tại, và hiện tại nó đang được các công ty và tổ chức sử dụng để theo dõi và thu thập dữ liệu. Tôi muốn có một triển khai được tiêu chuẩn hóa, để chúng không còn không đáng tin cậy như hiện tại, và người dùng phổ thông có thể sử dụng chúng tương tự như xác nhận đã đọc trên các ứng dụng mạng xã hội.
Tuy nhiên, không phải ai cũng muốn “lấy độc trị độc”. Có lẽ bạn muốn “lấy nước dập lửa”! Trong trường hợp đó, có một vài cách để ngăn người khác biết khi bạn mở email của họ mà bạn có thể thấy hữu ích!
